Reuniones virtuales efectivas en la actualidad, hemos tenido que adaptarnos a la nueva normalidad derivada de la pandemia y nuestro lugar de trabajo no es la excepción. La llegada del teletrabajo se ha convertido en una modalidad clave para mantener el ritmo laboral y velar por la salud de los trabajadores.

Según la organización Global Workplace Analytics (GWA), cuanto más tiempo nos fuerce la crisis sanitaria a trabajar desde casa, mejor seguiremos las nuevas rutinas laborales y, por tanto, más fácilmente se asentará el teletrabajo. Estadísticas indican que entre el 25% y 30% de la fuerza laboral trabajará desde casa varios días a la semana para finales de 2021.

Por ello, es importante contar con herramientas tecnológicas y adoptar buenas prácticas para comunicarse y manejar proyectos a distancia por medio de reuniones virtuales. Las cuales resultan muy beneficiosas porque incrementan la productividad, facilitan la planificación entre colaboradores y/o clientes de una empresa.

La dinámica de una reunión virtual es diferente y debemos cuidar siempre cada detalle. Para esto, te brindamos los siguientes consejos:

• Planificar la reunión virtual: debemos establecer el propósito principal, definir el tema a tratar, establecer una agenda y preparar la información necesaria. Aprender a modular nuestra voz y gestos enriquecerá lo que queremos comunicar de forma clara y efectiva.
• Utilizar la herramienta correcta: es importante escoger una herramienta que se adapte mejor a tus necesidades. Hay múltiples herramientas que brindan la opción de compartir pantalla, documentos, presentaciones y más. Por ejemplo: Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, entre otras.
• Preparar el dispositivo: Verifica el correcto funcionamiento de la señal de internet, micrófono y la cámara del dispositivo para no tener problemas durante la reunión. Además, asegúrate de mantener cerradas páginas, aplicaciones y programas innecesarios para que el dispositivo no se torne lento y pueda provocar intermitencias.
• Vestir adecuadamente: El tiempo que le dediques a tu imagen será de mucha utilidad. Más allá de la ropa que uses, tu presentación es importante. No porque estemos en casa debemos descuidar nuestra apariencia.
• Establecer un fondo ideal: Es importante que el fondo sea una pared no excesivamente colorida y que no aparezcan elementos decorativos que generen distracción. También se puede recurrir a la creación de un fondo virtual que identifiqué a la empresa para lograr uniformidad.
• Ser puntual: Conéctate a la reunión unos minutos antes, recuerda que el tiempo de las personas es valioso. Es recomendable que las reuniones duren entre 15 y 45 minutos para lograr optimizar el tiempo al máximo.
• Uso adecuado de cámara y micrófono: Mantener la cámara encendida facilitará la cercanía entre los participantes y el intercambio de información. Evitará que las personas se distraigan en otras tareas mientras participan de la reunión. Además, recuerda silenciar tu micrófono cuando no estés hablando. Esto evitará algún tipo de inconveniente que dañe la comunicación que se está llevando a cabo en la reunión virtual.

El teletrabajo se apoya en las reuniones virtuales ya que facilitan el desarrollo de la dinámica de trabajo. La rutina del día a día no se ve afectada e incluso puede aumentar el rendimiento y la productividad de las personas.

Así que ya lo sabes, toma en cuenta los consejos que en Comunicación Estratégica te brindamos para que participes en tus reuniones virtuales de manera profesional y eficaz.