Los eventos virtuales llevan ya un tiempo en función, pero debido a la pandemia y a las medidas de seguridad establecidas a nivel global, las actividades y reuniones virtuales se han convertido en una herramienta esencial para que las empresas no pierdan ni un solo momento la conexión con sus diferentes audiencias. Es gracias a los múltiples beneficios obtenidos, que las organizaciones se sienten seguras de aplicarla para mantener activos sus canales de comunicación con los colaboradores y clientes, para continuar con los proyectos importantes que ya se tenían previstos o para presentar nuevos servicios y productos de manera rápida y eficaz.
Su aplicación ha aumentado exponencialmente estos últimos meses que, solo para tener una idea de lo que se espera en un futuro cercano, un estudio de Market Research Media señala que los eventos virtuales llegarán a tener un valor aproximado de US$18 billones en 2023. Sin duda alguna, han resultado como la mejor alternativa para adaptarse a esta nueva normalidad. Ahora bien, es importante reconocer que hay que estar del todo informados y actualizados para saber cómo manejar cada plataforma que se va a utilizar y cómo planificar y crear un evento virtual exitoso; que logre brindar a la audiencia una experiencia extraordinaria.
Guía básica para ser un experto en eventos virtuales
Tips claves para la planificación
- Adaptarse al público objetivo y ubicar la mejor plataforma dependiendo el tipo de evento.
- El contenido es la clave, que sea relevante y preciso; enfocado en las necesidades de la audiencia. Contar con frases poderosas que llamen la atención del espectador son necesarias.
- Definir las metodologías de presentación y su duración, si se van a utilizar videos pregrabados, contenido animado o transmisión en vivo.
- Revisar la conectividad del lugar. Asegurarse de tener los materiales completamente descargados.
- Promover efectivamente el evento en varios canales de comunicación.
- Dar seguimiento pre y post al evento.
Elementos tecnológicos útiles
- Website del evento: contiene calendario, expositores, asistentes y Q&A de la actividad.
- Registro: tener una aplicación en línea facilita el registro y control de los participantes.
- Correo electrónico: puede funcionar para aumentar las inscripciones, enviar información relevante y para compartir encuestas de retroalimentación.
- Guía del evento en línea: esto es imprescindible cuando el evento es magno o que implica varios días con una agenda bien estructurada. También se puede hacer uso de una aplicación móvil para que los asistentes tengan los enlaces de las sesiones a la mano y para fomentar las conexiones virtuales o networking.
Consideraciones para tomar en cuenta
- Antes de que inicie el evento se podría presentar un protocolo de conducta y manejo de cómo acceder al evento o sesiones, etc.; puede ser un video o presentación directa.
- Lo mejor sería que las sesiones incluyan preguntas y respuestas en vivo para tener más participación de los asistentes.
- Hacer uso de un hashtag del evento, que los participantes publiquen fotografías de lo que más les gustó del evento hará que se sientan más integrados a la actividad.
- Es importante tomar en cuenta toda la data que se puede recopilar de un evento para demostrar el éxito de este y mejorar aspectos para el siguiente. Entre los datos están: el total y el número de registros al evento o sesión, resultados de las encuestas post evento, calificaciones, así como la participación y alcance en redes sociales.
Los eventos virtuales no son lo mismo que los que se realizan en persona, pero al manejar una actividad en línea como si fuera una en persona, los asistentes estarán más dispuestos a participar y relacionarse. Eso sí, los eventos en línea no deben durar más de dos horas, el tiempo debe ser el indicado para captar la atención de la audiencia, presentar contenido relevante y terminar con una invitación para tomar acción, hacer un cambio, o decidirse por el mejor servicio o producto.