Los eventos empresariales son una herramienta eficaz para que las organizaciones alcancen sus objetivos de negocio a través de actividades de interés para sus públicos y la transmisión de sus mensajes. La ejecución de estos eventos requiere de una cuidadosa planificación y coordinación para ser exitosas.
Por eso se recomienda seguir los siguientes pasos:
- Defina los objetivos El organizador debe plantearse las siguientes preguntas: ¿Qué se quiere lograr con el evento? ¿Se trata de un lanzamiento? ¿Promover un producto o servicio? ¿Mejorar la imagen de la empresa? ¿O las relaciones B2B (negocio a negocio) ?, entre otros. Una vez que los objetivos estén claros, se puede desarrollar una estrategia que se centre en alcanzarlos.
- Analice la situación Implica comprender en qué contexto se encuentra la empresa, las acciones de la competencia y el entorno en el que opera su organización. El análisis de la situación ayudará a identificar las oportunidades y los desafíos que esta enfrenta, lo que le servirá para incluir estrategias que permitan conectar este evento con la situación que los rodea.
- Defina el público objetivo Una vez que se entiende la situación actual, es importante precisar: ¿A quiénes se quiere llegar con el evento? ¿Cuáles son sus gustos, preferencias o cargos que desempeñan? ¿Cuáles son sus percepciones hacia la empresa?, entre otras. La comprensión clara del público objetivo ayudará a la organización a desarrollar una agenda relevante para el evento e incluir mensajes efectivos.
- Defina a los voceros Los voceros designados serán los encargados de representar a la empresa ante el público y los medios de comunicación invitados. Se debe seleccionar a personas capacitadas y con preparación previa al evento, para comunicar la información de manera precisa y efectiva, con el objetivo de generar confianza y credibilidad en la audiencia, además de estar listos para resolver cualquier pregunta que pueda surgir durante el evento.
- Desarrollo de mensajes Se debe planificar estratégicamente el contenido que se busca compartir para que sea relevante y atractivo para el público del evento. Los mensajes deben ser claros, concisos y fáciles de entender. También deben ser consistentes para atraer la atención del público desde el momento de la bienvenida y mantener su atención durante todo el evento.
- Planificación Incluye un conjunto de acciones que van desde fijar la fecha, horario y lugar más conveniente para la actividad, así como el presupuesto, el programa, el montaje y la logística. La planificación debe ser detallada y realista, para evitar dejar del lado aspectos o situaciones que puedan presentarse y que afecten su buen desarrollo.
- Implementación y seguimiento Consiste en ejecutar el evento según lo planeado y dar seguimiento durante el transcurso del mismo. Finalmente, evaluar que las acciones se ejecuten según lo plasmado en la agenda.
Algunos consejos adicionales:
- Contrate a un equipo experimentado que pueda ayudar a planificar y ejecutar el evento.
- Envíe las invitaciones y recordatorios con anticipación.
- Ofrezca una variedad de actividades interactivas durante el evento para mantener a los asistentes interesados.
Al seguir estos pasos y consejos, las organizaciones pueden aumentar sus posibilidades de organizar un evento empresarial exitoso que cumpla con sus objetivos. En CE hemos organizado variedad de eventos para nuestros clientes, adaptándonos a sus necesidades y objetivos de comunicación, planificando y tomando en cuenta cada detalle para garantizar su éxito.
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